Ulkoasiainministeriön kirjastossa tieto kulkee - demotestauksessa LibNet 3.0
Suomen ulkoasiainministeriön kirjasto sijaitsee meren äärellä Helsingin Katajanokalla. Erikoiskirjastolla on hallussaan laaja kokoelma erilaista aineistoa: kirjastosta löytyy runsaasti esimerkiksi ulko-, turvallisuus- ja kehityspolitiikkaa, diplomatiaa, kansainvälistä oikeutta ja ihmisoikeuksia, taloutta ja globalisaatiota sekä ympäristöä käsitteleviä aineistoja. LM Tietopalveluiden asiakkaana kirjasto on ollut noin kuuden vuoden ajan.”Kirjaston asiakkaita ovat pääasiassa ulkoasiainministeriön virkamiehet sekä alan opiskelijat. Ulkoasiainministeriö on organisaationa iso: palvelemme lähes kahta tuhatta asiakasta, kun mukaan lasketaan Suomen edustustojen henkilökunta. Työnsä tueksi virkamiehet tarvitsevat runsaasti tietoa. Eri alojen lehdet sekä muut julkaisut ovat suosittuja ulkoisen tiedon lähteitä”, kirjastonhoitaja Jaana Puumalainen kuvailee erikoiskirjaston arkea.
Ulkoasiainministeriön tiedonsaannista huolehtivassa kirjastossa työskentelee neljä henkilöä, joten aineistonhallintaan on kiinnitetty paljon huomiota.
LM Tietopalveluiden kautta kirjasto on hankkinut julkaisujen välityspalvelun, kansainvälisen sanomalehtipalvelu PressDisplayn sekä e-aineistojen käyttöä ja hallinnointia helpottavan 360 Core -palvelun. Puumalainen on ollut tyytyväinen siihen, että yhteistyön alusta lähtien kaikki asiat on voitu hoitaa samojen yhteyshenkilöiden kanssa.
”Asiaa palveluntarjoajalle tulee viikoittain. Tarvitsemme apua elektronisten julkaisujen aktivoinnissa, painettujen julkaisutilausten hallinnoinnissa sekä uusien tilausten tekemisessä.”
Demotestauksessa LibNet 3.0
LM Tietopalveluiden elektronisten ja painettujen julkaisujen hallinnointiin kehitetystä LibNet 2.1-tilaustenhallintapalvelusta julkaistaan uusittu versio joulukuussa 2010. Puumalainen testasi uutta LibNet 3.0-versiota muutama kuukausi ennen palvelun lanseerausta.
”Uutta versiota on helppo käyttää aiemman kokemuksen perusteella. Perustoiminnot ovat suurin piirtein samat, mutta ulkoasu on muuttunut selkeämmäksi. Meille tärkeitä uusia toimintoja ovat esimerkiksi kehittyneet raportointimahdollisuudet.”
Ulkoasiainministeriössä on kymmeniä yksiköitä, ja aiemmin yhteen yksikköön tilattujen lehtien lista on pitänyt koota kasaan käsityönä. LibNet 3.0-version kautta kirjasto voi tulostaa yksikkökohtaisia raportteja joko PDF- tai Excel-muodossa.
Tiedon on oltava tallessa yhdessä paikassa
Puumalaisen mukaan LibNet on tärkeä ulkoasiainministeriön kirjastolle siksi, että tieto saadaan pysymään kootusti yhdessä paikassa. Näin kirjaston työntekijät pystyvät ylläpitämään ajantasaisia julkaisurekistereitä.
Turhien reklamaatioiden välttämiseksi kehitetty LibNetin ilmestymisaikataulupalvelu on Puumalaisen mielestä tarpeen. Hän on käynyt välillä itse kustantajien sivuilla katsomassa, onko jokin tietty julkaisu ehtinyt jo ilmestyä vai onko siitä aiheellista tehdä reklamaatio. Julkaisuihin liittyvät reklamaatiot hoidetaan ulkoasiainministeriössä keskitetysti kirjastosta käsin. Mikäli jokin julkaisu on jäänyt saapumatta, siitä tulee ilmoitus kirjastoon.
”Reklamaatiot hoidetaan meillä nykyisin sähköpostin sijasta pääasiassa LibNetin kautta, koska prosessin etenemistä voi sitten seurata keskitetysti yhdestä paikasta kuka tahansa kirjaston henkilökunnasta.”
Tilaukset uudistettiin ensimmäistä kertaa LibNetin kautta
Ulkoasiainministeriön kirjaston julkaisutilaukset uudistettiin vuonna 2010 ensimmäistä kertaa LibNetin kautta. Uudistettavia julkaisutilauksia oli paljon, mutta uudistaminen sujui pienen harjoittelun jälkeen hyvin. Kun tilaukset uudistetaan LibNetin kautta, manuaalisesta työstä aiheutuvaa viivettä ei synny vaan tilaukset aktivoituvat automaattisesti. Näin voidaan varmistaa, että tilaukset jatkuvat keskeytyksettömästi myös seuraavana vuotena.
Elektronisten aineistojen käyttöön helpotusta
LibNet 3.0 sisältää uusia palveluita myös e-aineistojen hallinnoinnin helpottamiseksi. Sisällysluettelopalvelun ohella LibNetistä löytyvät perustiedot e-aineistojen lisenssitiedoista. Esimerkiksi LibLicence® -toiminnon avulla kirjastot löytävät palvelusta kustantajien ajantasaiset lisenssitiedot ja käyttöehdot tuhansiin e-julkaisuihin.
”Tämä on tarpeellinen ominaisuus. Saan tietysti aina itselleni sopimukset julkaisujen käyttöehdoista, mutta kun tietoa tarvitaan, sen olisi hyvä löytyä jostain kätevästi muutamalla napin painalluksella.”
Ulkoasiainministeriö sijaitsee meren äärellä Helsingissä. Kuva: Minna Saarinen