case:

Ulkoasiainministeriö

Suomen ulkoasiainministeriön kirjasto sijaitsee meren äärellä Helsingin Katajanokalla. Erikoiskirjastolla on hallussaan laaja kokoelma erilaista aineistoa: kirjastosta löytyy runsaasti esimerkiksi ulko-, turvallisuus- ja kehityspolitiikkaa, diplomatiaa, kansainvälistä oikeutta ja ihmisoikeuksia, taloutta ja globalisaatiota sekä ympäristöä käsitteleviä aineistoja. LM Tietopalveluiden asiakkaana kirjasto on ollut vuodesta 2006 saakka.

Ulkoasiainministeriön tiedonsaannista huolehtivassa kirjastossa työskentelee neljä henkilöä, joten aineistonhallintaan on kiinnitetty paljon huomiota.Kirjaston asiakkaita ovat pääasiassa ulkoasiainministeriön virkamiehet sekä alan opiskelijat.

“Ulkoasiainministeriö on organisaationa iso: palvelemme lähes kahta tuhatta asiakasta, kun mukaan lasketaan Suomen edustustojen henkilökunta. Työnsä tueksi virkamiehet tarvitsevat runsaasti tietoa. Eri alojen lehdet sekä muut julkaisut ovat suosittuja ulkoisen tiedon lähteitä”, kirjastonhoitaja Jaana Puumalainen kuvailee erikoiskirjaston arkea.

LM Tietopalveluiden kautta kirjasto on hankkinut julkaisujen välityspalvelun, kansainvälisen sanomalehtipalvelu Press Displayn sekä e-aineistojen käyttöä ja hallinnointia helpottavan 360 Core -e-aineistoportaalin. Puumalainen on ollut tyytyväinen siihen, että yhteistyön alusta lähtien kaikki asiat on voitu hoitaa samojen yhteyshenkilöiden kanssa.

Demotestauksessa LibNet 3.0

LM Tietopalveluiden elektronisten ja painettujen julkaisujen hallinnointiin kehitystä LibNet 2.1 -tilaustenhallintapalvelusta tuli käyttöön uusittu versio joulukuussa 2010. Puumalainen testasi uutta LibNet 3.0-versiota ennen palvelun lanseerausta ja on palveluun tyytyväinen,

“LibNetin avulla tieto saadaan pysymään kootusti yhdessä paikassa. Näin kirjaston työntekijät pystyvät ylläpitämään ajantasaisia julkaisurekistereitä. Myös raportointi on helppoa uudistuneen LibNetin kanssa. Palvelemme kymmeniä yksiköitä, ja aiemmin yhteen yksikköön tilattujen lehtien lista on pitänyt koota kasaan käsityönä. LibNet 3.0-version uusien ominaisuuksien avulla voimme tulostaa yksikkökohtaisia raportteja joko PDF- tai Excel-muodossa.”

Turhien reklamaatioiden välttämiseksi kehitetty LibNetin ilmestymisaikataulupalvelu on Puumalaisen mielestä tarpeen. Hän on käynyt välillä itse kustantajien sivuilla katsomassa, onko jokin tietty julkaisu ehtinyt jo ilmestyä vai onko siitä aiheellista tehdä reklamaatio. Julkaisuihin liittyvät reklamaatiot hoidetaan ulkoasiainministeriössä keskitetysti kirjastosta käsin. Mikäli jokin julkaisu on jäänyt saapumatta, siitä tulee ilmoitus kirjastoon.

”Reklamaatiot hoidetaan meillä nykyisin sähköpostin sijasta pääasiassa LibNetin kautta, koska prosessin etenemistä voi sitten seurata keskitetysti yhdestä paikasta kuka tahansa kirjaston henkilökunnasta.”

Tilaukset uudistettiin ensimmäistä kertaa LibNetin kautta

Ulkoasiainministeriön kirjaston julkaisutilaukset uudistettiin vuonna 2010 ensimmäistä kertaa LibNetin kautta. Uudistettavia julkaisutilauksia oli paljon, mutta uudistaminen sujui pienen harjoittelun jälkeen hyvin. Yhteistyö on muutenkin ollut luonteeltaan aktiivista.

“Olemme LM Tietopalveluihin yhteydessä viikoittain. Tarvitsemme apua elektronisten julkaisujen aktivoinnissa, painettujen julkaisutilausten hallinnoinnissa sekä uusien tilausten tekemisessä.”

Elektronisten aineistojen käyttöön helpotusta

LibNet 3.0 sisältää uusia palveluita myös e-aineistojen hallinnoinnin helpottamiseksi. Sisällysluettelopalvelun ohella LibNetistä löytyvät perustiedot e-aineistojen lisenssitiedoista. LibLicence® -toiminnon avulla kirjastot löytävät palvelusta kustantajien ajantasaiset lisenssitiedot ja käyttöehdot tuhan- siin e-julkaisuihin.

”LibLicence on meille erittäin tarpeellinen ominaisuus. Saan tietysti aina itselleni sopimukset julkaisujen käyttöehdoista, mutta kun tietoa tarvitaan, sen olisi hyvä löytyä jostain kätevästi muutamalla napin painalluksella.”

Ulkoasiainministeriön kirjaston saavuttamat hyödyt:

  • Käytössä olevat LM Tietopalveluiden tarjoamat palvelut:  Julkaisujen välityspalvelu, LibNet-tilaustenhallintapalvelu, PressDisplay, 360 Core ja 360 Link
  • Hyödyt: Tieto pysyy LibNetin avulla tallessa yhdessä paikassa koko henkilökunnan saatavilla, elektronisten aineistojen käyttö helpottuu ja tilausten uusiminen on nopeaa.